BSD CRM — מדריך שימוש למשתמש

כניסה למערכת

הגישה ל-BSD CRM היא באמצעות אימייל וסיסמה שנקבעים על ידי מנהל המערכת. כתובת הכניסה: baruchezon.github.io/BSD-CRM/login.html (או דרך כרטיסיית "BSD CRM" במרכז האפליקציות — ראו הסעיף הבא).

איך נכנסים

1. הזינו את כתובת האימייל שקיבלתם ממנהל המערכת.
2. הזינו את הסיסמה. אפשר ללחוץ על סמל העין 👁️ כדי לראות את הסיסמה בזמן ההקלדה.
3. לחצו על "כניסה למערכת".
4. לאחר כניסה מוצלחת, המערכת שומרת את כתובת האימייל בדפדפן (לא את הסיסמה) כדי להציע אותה אוטומטית בפעם הבאה.

שינוי סיסמה עצמאי

לאחר הכניסה הראשונה, ניתן לשנות סיסמה בכל עת דרך כפתור 🔑 שנה סיסמה שנמצא בכותרת העליונה, לצד כפתור היציאה — בלוח הבקרה ובכל מסך פנימי.

כניסה עם טביעת אצבע (מובייל)

בכניסה ראשונה ממכשיר מסוים, המערכת מציעה להפעיל כניסה עם טביעת אצבע במקום הקלדת סיסמה בפעם הבאה. מי שמאשר — בפתיחות הבאות של האפליקציה במכשיר הזה, המערכת מריצה אוטומטית את סריקת הטביעה מיד כשהיא נטענת, בלי צורך בלחיצה נוספת. אם הסריקה נכשלת יש כפתור לנסות שוב, וכן אפשרות "היכנס עם סיסמה במקום" או "בטל כניסה עם טביעת אצבע במכשיר זה".

הודעת עדכון גרסה

בכל פעם שעולה גרסה חדשה למערכת, מופיעה בכניסה ללוח הבקרה הודעה קטנה "✨ בוצע עדכון גרסה" עם כפתור אישור. ההודעה מוצגת פעם אחת בלבד לכל גרסה, ונעלמת מעצמה לאחר כ-5 שניות אם לא לוחצים על הכפתור.

מרכז האפליקציות (Hub)

מרכז האפליקציות הוא מסך הבית הכללי של BSD — משם אפשר להגיע ל-BSD CRM ולמערכת חתימת ההסכמים. מומלץ לשמור את הדף הזה כקיצור דרך במסך הבית של הטלפון.

לחיצה על הכרטיס "BSD CRM" מובילה ישירות למסך ההתחברות של המערכת.

לוח הבקרה

לוח הבקרה הוא המסך הראשון שנראה לאחר ההתחברות. הוא נותן תמונת מצב מיידית על כל הפעילות של BSD: כמה קונים, עסקים, התאמות והתאמות פתוחות יש כרגע, וכן מדדים ואחוזי הצלחה.

מה יש בלוח הבקרה

• תמונת מצב כללית — קופסאות (KPI) הניתנות ללחיצה: קונים, עסקים למכירה, התאמות פתוחות, משתמשים פעילים, משימות פתוחות, התאמות ממתינות לתגובה, עסקאות במשא ומתן, עסקאות שנסגרו, פגישות שנקבעו, ומשתמשים לא פעילים מעל 30 יום. לחיצה על כל קופסה מעבירה ישירות למסך הרלוונטי.
• נתונים לפי תקופה — סרגל כפתורים (היום / השבוע / החודש / השנה / טווח מותאם אישית) שמעדכן את מספרי הקונים, העסקים וההתאמות החדשים לתקופה שנבחרה.
• מדדים — שלושה מדי-עיגול (gauges) שמראים אחוז עסקאות שנסגרו, אחוז משימות שהושלמו, ואחוז עסקים עם הסכם חתום.
• פעילות משתמשים אחרונה — פיד המראה מי עשה מה לאחרונה במערכת (עסק חדש, התאמה חדשה, משימה שהושלמה וכו').

שני כפתורים חכמים בראש הדף

• 🧠 קבל הצעות התאמה חכמות — מפעיל את מנוע ה-AI המתאים בין קונים לעסקים. פירוט מלא בסעיף הצעות התאמה חכמות.
• 🔍 סקר — פותח כלי מחקר חכם על עסק או קונה קיים. פירוט מלא בסעיף סקר עסק / קונה.

עסקים למכירה

מסך "עסקים למכירה" הוא הליבה של המערכת — כאן מנוהל כל עסק שנמצא בתהליך תיווך, עם כל פרטי הבעלים, המחיר, הסטטוס, קבצים מצורפים והתאמות.

הוספת עסק חדש

1. לחצו על "+ עסק חדש" בפינה הימנית העליונה של המסך.
2. מלאו את פרטי בעל העסק (שם, טלפון, אימייל, ת.ז/ח.פ), פרטי הסיווג והמיקום (תחום, עיר), נתונים כספיים (מחיר מבוקש), ותיאור קצר של העסק.
3. שדות הטופס תואמים בדיוק לשדות הסכם ההתקשרות מול המוכר — כך שכאשר מתקבל הסכם חתום, ניתן להשלים אוטומטית את שאר הפרטים על אותה כרטיסייה.
4. לחצו "שמירה".

חיפוש וסינון

שורת החיפוש בראש הטבלה מחפשת בכל מילה שמופיעה בכרטיס העסק — כולל בתוך התיאור וההערות, לא רק בשם או בעיר. לצידה, תפריטי סינון לפי סטטוס, תחום, סטטוס הסכם, ומי הזין את הרשומה, וכן מיון (לפי עדכון אחרון, יצירה, מחיר או שם).

מקרא צבעים — סטטוס הסכם ומצב מדף

קבצים מצורפים

ניתן לצרף לכל עסק קבצים (דוחות, ניתוח כלכלי, הערכת שווי, מצגות) ישירות מכרטיס העסק. העלאת קובץ מתבצעת מיידית עם בחירת הקובץ — אין צורך בלחיצה נוספת על כפתור "העלאה" נפרד. לפתיחה או הורדה של קובץ קיים, לוחצים על "פתח / הורד".

הערות על העסק

לכל עסק יש אזור הערות פנימי — משמש כמעין צ׳אט בין כל אנשי הצוות שמטפלים בעסק, עם חותמת זמן לכל הערה. שלושת ההערות האחרונות מוצגות, ואפשר לגלול לראות היסטוריה מלאה.

📤 שליחת מצגות אנונימיות לקונה

מצגת אנונימית (PDF ללא פרטים מזהים) מנוהלת כיום כחלק מקבצי העסק, לא כווידג'ט נפרד בכרטיס. עסק עם מצגת אנונימית מקבל תגית "📄 יש מצגת" ברשימת העסקים למכירה — כך שרואים במבט אחד לאילו עסקים כבר יש מצגת מוכנה לשליחה.

שליחת מצגות לקונה

כדי לשלוח מצגת אנונימית (או כמה מצגות יחד) לקונה, לוחצים על הכפתור "📤 שלח מצגות לקונה" בראש מסך העסקים. נפתח חלון עם:

1. רשימת סימון (checkbox) — מוצגים בה רק עסקים שיש להם מצגת אנונימית מועלית. מסמנים אחד או כמה.
2. בחירת קונה — תיבת חיפוש-הקלדה שמסננת מתוך רשימת הקונים הקיימת במערכת בלבד. לא ניתן לשלוח למספר טלפון או קונה שלא קיים בכרטסת — ההקלדה רק מסננת את הרשימה, הבחירה עצמה היא תמיד על קונה קיים.
3. אמצעי שליחה — וואטסאפ זמין לכל המשתמשים; שליחה במייל זמינה רק למנהל המערכת (ובכל מקרה תלויה באימות דומיין שולח פעיל).

כשהשליחה מתבצעת דרך וואטסאפ — נפתח חלון וואטסאפ (וואטסאפ-ווב או האפליקציה, לפי המכשיר) עם הודעה מוכנה שמכילה קישורי הורדה למצגות שנבחרו, ישירות למספר הטלפון של הקונה. את השליחה בפועל צריך לאשר/ללחוץ "שלח" בעצמכם בוואטסאפ — זו לא שליחה אוטומטית לגמרי, אלא הכנה מלאה של ההודעה.

הרשאה לשליחת מצגות

אדמין ומנהל תמיד יכולים לשלוח מצגות אנונימיות. עבור סוכן רגיל, ההרשאה ניתנת פר-משתמש: במסך "משתמשים", בעריכה או ביצירת משתמש חדש, יש תיבת סימון "אפשר שליחת מצגות אנונימיות". ללא סימון התיבה, הסוכן לא יראה כלל את הכפתור "שלח מצגות לקונה".

🪪 כרטיס אנונימי, בקשות גישה וגישה מלאה

מעבר למצגת ה-PDF, לכל עסק אפשר להפיק גם כרטיס אנונימי נפרד — תצוגה מתומצתת בתוך המערכת עצמה (לא קובץ) המשמשת להצגת עסקים למשתמשים שאין להם הרשאה לפרטים המלאים.

• יצירת התקציר — מתוך כרטיס העסק, כפתור "🔄 צור תקציר אנונימי" מפעיל כתיבה אוטומטית של תקציר קצר וכללי (תחום, עיר, וותק, גודל) ללא שום פרט מזהה — לא שם העסק, לא הבעלים, לא כתובת. אפשר גם לערוך את התקציר ידנית משם תצוגה ותיאור, ולשמור עם כפתור השמירה הרגיל של הטופס.
• הפצה — תיבת סימון "הפץ עסק זה ככרטיס אנונימי" קובעת אם הכרטיס מוצג בטאב "עסקים אנונימיים". אי אפשר להפעיל הפצה בלי שכבר קיים תקציר שמור.
• סימוני מוכנות ברשימה — כל עסק ברשימה הראשית מקבל תגיות עצמאיות: ✓ אנונימי מוכן (יש תקציר), 🪪 הופץ אנונימית (בפועל מוצג בטאב האנונימי), 🔓 גישה מלאה: N (כמות משתמשים שקיבלו גישה מלאה לעסק הזה). שלושתן נפרדות — עסק יכול להיות עם תקציר מוכן ועדיין לא מופץ.
• בקשת גישה — משתמש שרואה עסק בטאב "עסקים אנונימיים" יכול ללחוץ "🔓 בקש פרטים" כדי לבקש גישה לכרטיס המלא.
• אישור/דחייה — האדמין, המנהל, או המטפל בעסק רואים את הבקשה בטאב "בקשות גישה", ויכולים לאשר (משחרר גישה מלאה מיד) או לדחות עם סיבה. המבקש עצמו אינו יכול לאשר את הבקשה של עצמו.
• הודעה למבקש — לאחר החלטה, המבקש מקבל הודעה במערכת (דרך "הודעות בין משתמשים") עם קישור ישיר לעסק — נשמרת גם אם הוא לא מחובר באותו רגע.
• שחרור/ביטול גישה נקודתי — מתוך כרטיס העסק, באזור "🔓 גישה שהוענקה לעסק זה", אפשר לשחרר גישה ישירות למשתמש ספציפי בלי לחכות לבקשה, ולבטל גישה בודדת בלחיצה. הביטול משפיע רק על אותו משתמש ורק לגבי העסק הזה.
• ביטול כל הגישות — כפתור "🚫 בטל את כל הגישות המלאות לעסק" מבטל בבת אחת את כל הגישות הפעילות לעסק — מוצגת בקשת אישור לפני הביטול.

הזנת עסק מהשטח

מסך "הזנת עסק מהשטח" (📋 טופס שטח) מיועד לפגישה ראשונה עם בעל עסק, ישירות מהטאבלט או הנייד באתר העסק — במקום למלא רשימה בכתב יד ולהעתיק אחר כך למערכת.

הכותרת בראש הטופס מציגה אוטומטית את שם איש הצוות המחובר שממלא את הטופס.

מבנה הטופס

• שדות עיקריים — מתמלאים ישירות לתוך כרטיס העסק (שם, בעלים, טלפון, אימייל, עיר, תחום, כתובת, תיאור קצר, מחיר מבוקש, מספר עובדים, מחזור שנתי, רווח תפעולי ונקי, סיבת מכירה, ת.ז/ח.פ, הערות).
• שדות פגישה ראשונה מורחבים — מטרתם לתעד רשמים ופרטים לצורך סיכום הפגישה (מ"ר, שכר דירה חודשי, יתרת חוזה שכירות, מלאי ושווי משוער, ציוד, פרופיל לקוחות, ספקים, ושאלות מנחות כמו סיבת המכירה בעיני הבעלים, חוזקות/חולשות, מתחרים, עונתיות, עובדי מפתח, רושם כללי). שדות אלה נשמרים רק בתוך מסמך הסיכום ואינם נשמרים כעמודות נפרדות בכרטיס העסק.

מילוי לעסק חדש מול עסק קיים

אפשר למלא את הטופס בשתי דרכים:

• עסק חדש — פתיחת "📋 טופס שטח חדש" יוצרת בסיום המילוי כרטיס עסק חדש במערכת.
• עסק קיים — אם כבר יצרתם כרטיס לעסק לפני הפגישה בפועל, אפשר להיכנס למילוי הטופס דרך הכרטיס עצמו: מתוך "עסקים למכירה", לוחצים על התג "אין טופס" בטבלה, או נכנסים לחלון העריכה של העסק ולוחצים "מלא טופס כעת"/"עדכן טופס". במקרה זה הטופס נטען עם הנתונים הקיימים של אותו עסק, וההגשה מעדכנת את אותה רשומה במקום ליצור רשומה חדשה.

מה קורה בהגשה

בלחיצה על שמירה, המערכת יוצרת (או מעדכנת) את כרטיס העסק, ומייצרת קובץ PDF ממותג בשם "<שם העסק> - סיכום פגישה ראשונה", שנשמר בקבצי העסק וניתן להורדה מיד למכשיר. לפני השמירה הסופית יש גם אפשרות תצוגה מקדימה של הטופס וכן כפתור להורדת PDF בלבד בלי לשמור.

במסך "עסקים למכירה" מופיעה עמודת "📋 טופס פגישה" שמראה תג ירוק "יש טופס" (לחיץ לצפייה/הורדה) או תג אפור "אין טופס" לכל עסק, כך שרואים במבט אחד לאילו עסקים כבר נאסף מידע שטח.

לידים

עמוד "לידים" מרכז את כל מי שעדיין אין לו הסכם התקשרות — לא עסק שנשלח אליו הסכם, לא קונה, ולא איש קשר שמחפש שותפות או השקעה. ברגע שנשלח הסכם למישהו מהם, הוא "עובר בוגר" אוטומטית ועובר לרשימה הראשית המתאימה (עסקים למכירה או קונים ומשקיעים) — אין צורך להעביר אותו ידנית.

שלוש הלשוניות

• 🏢 עסקים — עסקים פוטנציאליים למכירה שטרם נשלח אליהם הסכם.
• 🧍 קונים — אנשים המחפשים לרכוש עסק, שטרם נשלח אליהם הסכם.
• 🤝 שותפות/השקעה — קטגוריה נפרדת לגמרי (לא תג על קונה) עבור מי שמחפש שותפות עסקית או השקעה בלבד, לא רכישה מלאה.

לכל רשומה יש תפריט פעולות מלא (⋮): עריכה, שליחת הסכם, מחיקה, והערות — בדיוק כמו במסכי עסקים/קונים הראשיים.

הוספת ליד חדש

הכפתור "+ הוספת ליד" בראש העמוד פותח בחירה בין שלוש הקטגוריות. לפי הבחירה, המערכת פותחת את הטופס המלא המתאים (טופס עסק או טופס קונה/שותפות), ולאחר השמירה חוזרת אוטומטית לעמוד לידים.

מעבר לרשימה הראשית

כאשר לוחצים "שלח הסכם" על ליד, נפתחת הכנת ההסכם באתר החתימות, וסטטוס ההסכם של הרשומה מתעדכן ל"נשלח הסכם לחתימה" — מרגע זה הרשומה כבר לא מופיעה בלידים, אלא ברשימה הראשית (עסקים למכירה, או בעמוד קונים ומשקיעים תחת הלשונית המתאימה).

הרשאות צפייה

קונים ומשקיעים

מסך "קונים ומשקיעים" מרכז את כל הלידים המחפשים לרכוש עסק או להשקיע — עם פרטי קשר, מה הם מחפשים, ותקציב.

מה חשוב למלא

• שם הקונה/המשקיע וסוג (קונה / משקיע).
• פרטי קשר: טלפון, עיר, אימייל.
• הערה חופשית — כאן חשוב לתאר מה הקונה מחפש, איזה תחום, אזור בארץ, ותקציב. שדה זה הוא הבסיס שעליו מנוע ההתאמות החכם (AI) מסתמך בעת הצעת התאמות.

שורות בטבלה מסומנות בצבע לפי סטטוס ההסכם מול הקונה, באותו היגיון צבעים כמו בעסקים למכירה (לבן / כתום / ירוק).

התאמות

העסק הוא הבסיס של מודול ההתאמות. כל עסק הוא ראש עץ, ומתחתיו נמצאים כל הקונים הפוטנציאליים שהוא הוצע להם. לכל קונה תחת עסק יש תיק התאמה עצמאי לגמרי — עם סטטוס, הערות, משימות, פגישות והיסטוריה משלו. שינוי אצל קונה אחד לא משפיע על קונים אחרים של אותו עסק.

📁 מרכז ההתאמות (המסך הראשי)

זהו מסך העבודה היומיומי לניהול כל ההתאמות. נגישים אליו מלוח הבקרה, מכל מסך במערכת (קישור "📁 מרכז ההתאמות" בתפריט העליון), ומתוך כרטיס עסק או קונה.

• תצוגה לפי עסקים (ברירת מחדל): כל עסק מוצג כשורה שניתן לפתוח ולסגור. בשורת העסק מוצגים מספר הקונים הפוטנציאליים, כמה מהם פעילים, כמה הביעו עניין, פגישות, במשא ומתן ומשימות פתוחות, וכן תאריך הפעילות האחרונה. פתיחת העסק מציגה את כל הקונים תחתיו כענפים נפרדים.
• תצוגה לפי קונים: מתג בראש המסך הופך את התצוגה — כל קונה הופך לראש עץ, ומתחתיו כל העסקים שהוצעו לו. זו אותה התאמה בדיוק, מוצגת מהכיוון ההפוך — לא נוצרת שום רשומה כפולה.
• פעולות מהירות מתוך העץ — בלי לפתוח את תיק ההתאמה: 📁 פתיחת תיק ההתאמה המלא, ➕ הוספת משימה, 📝 הוספת הערה, ☎️ תיעוד שיחת טלפון, 💬 עדכון מהיר בוואטסאפ.
• ➕ הוסף קונה / הוסף עסק: ליד כל ראש עץ יש כפתור הוספה שפותח חיפוש מהיר (לפי שם, טלפון, מספר, תחום, אזור או תקציב). אם כבר קיימת התאמה בין אותו עסק לאותו קונה, המערכת מציגה אזהרה עם קישור ישיר להתאמה הקיימת במקום ליצור כפילות.
• 📊 דוח: ליד כל עסק וכל קונה יש גישה להפקת דוח (ראו "דוחות" בהמשך).

📊 פס הסיכום העליון (חדש)

בראש מרכז ההתאמות, מתחת לכותרת, מופיע פס עם 5 כרטיסים. ארבעת הראשונים לחיצים ומשמשים גם כפילטר מהיר על העץ למטה — לחיצה חוזרת על אותו כרטיס מבטלת את הסינון:

• ✅ הושלמו — כל ההתאמות שהסטטוס שלהן "עסקה הושלמה".
• ⏰ תקועים — התאמות שדורשות תשומת לב: "הוקפא", "נסגר ללא עסקה", "נדרש עדכון" או "הקונה לא מעוניין".
• ⏳ ממתינים — התאמות שממתינות לצד השני: "ממתין לתגובה" או "ממתין לחתימת סודיות".
• ▶️ פעילות בתהליך — כל שאר ההתאמות הפעילות שלא נכנסות לאחת משלוש הקטגוריות למעלה.
• 📊 סיכום התאמות — הכרטיס החמישי אינו לחיץ; הוא מציג את סך כל ההתאמות במערכת (ללא תלות בסינון הפעיל).

🧭 מסלול השלבים הגרפי (חדש)

לכל קונה/מתווך תחת עסק (או עסק תחת קונה) מוצג מסלול של תיבות שלב, בסדר כרונולוגי מימין לשמאל: ➕ התאמה חדשה ← 📤 תקציר נשלח ← 📁 חומר מלא ← 🤝 פגישה ← ⚖️ הועבר לעו"ד, ולהתאמות שהושלמו נוסף בקצה השמאלי גם ✅ הושלם.

• צבע התיבה מציין את מצב השלב: תיבה צבעונית = השלב הזה כבר הושג, תיבה אפורה = השלב עדיין לפני, ותיבה עם מסגרת זהובה מודגשת = השלב הנוכחי של ההתאמה כרגע.
• "למי הועבר" ותאריך מוצגים רק על תיבת השלב הנוכחי (מתוך שדה "מטפל" ותאריך העדכון האחרון של ההתאמה) — למערכת אין כרגע תיעוד היסטורי נפרד לכל שלב בעבר, ולכן לא מוצג תאריך בדוי על שלבים ישנים.
• התאמה "תקועה" (הוקפא / נסגר ללא עסקה / נדרש עדכון / הקונה לא מעוניין) מסומנת בנוסף בתגית אזהרה אדומה מעל המסלול, עם הסטטוס המדויק בטקסט.
• לחיצה על כל תיבת שלב פותחת את פאנל "פרטי שלב שנבחר" (ראו למטה) — ללא צורך לפתוח את תיק ההתאמה המלא.

📄 סטטוס הסכם ליד שם הקונה (חדש)

ליד שם הקונה/המתווך בעץ מוצגת עכשיו תגית קבועה עם סטטוס הסכם ההתקשרות: אין הסכם (אפור), נשלח לחתימה (כתום), יש הסכם חתום (ירוק). זה נתון על הקונה עצמו (לא על ההתאמה הספציפית) — אותו קונה יציג את אותה תגית בכל העסקים שהוא מקושר אליהם.

🔍 סינון מתקדם ומיון (חדש)

• כפתור "🔍 סינון מתקדם" פותח וסוגר פאנל עם תיבת החיפוש החופשי המקורית (סורקת שם/מספר עסק, שם/מספר קונה, טלפון, מטפל, סטטוס, הערות ותוכן משימות) ושורת "תצוגות מהירות" המקורית — 10 כפתורים עם ספירה חיה (לטיפול היום, מעקבים באיחור, ממתינות לתגובה, פגישות, במשא ומתן, לא מעוניינים, עסקאות שהושלמו ועוד). כל היכולות האלה זהות למה שהיה קיים קודם, רק מקופלות כברירת מחדל כדי לפנות מקום למסלול השלבים.
• "סדר לפי" (חדש): בורר מיון לעץ הראשי — עדכון אחרון (ברירת מחדל), שם (א-ת), או כמות קונים/עסקים.
• כל הסינונים (פס הסיכום, סינון מתקדם, חיפוש חופשי) פועלים יחד — כל התנאים חייבים להתקיים בו-זמנית כדי שהתאמה תוצג.

📋 פאנל "פרטי שלב שנבחר" (חדש)

לחיצה על כל תיבת שלב במסלול פותחת פאנל צף בצד המסך עם: שם הקונה/המתווך ושם העסק, למי הועבר, תאריך העדכון האחרון, סטטוס ההסכם, סטטוס ההתאמה המדויק, הערות, הפעולה הבאה שנקבעה, תיעוד הפעילויות האחרונות בתיק, ורשימת המשימות הפתוחות. בתחתית הפאנל כפתור "🔗 פתח במסך מלא" שמעביר ישירות לתיק ההתאמה. הפאנל להצגה בלבד — אין בו עריכה; לעדכון יש להשתמש בכפתורי הפעולה (משימה/הערה/תיעוד שיחה) או לפתוח את התיק המלא.

📁 תיק ההתאמה

לחיצה על קונה תחת עסק (או עסק תחת קונה) פותחת את תיק ההתאמה המלא — אותו תיק בדיוק נפתח משני הכיוונים. בראש התיק: שם העסק ושם הקונה (עם קישור לכרטיס של כל אחד מהם), מספרים, מטפל, תאריך יצירה, סטטוס, פעולה הבאה ותאריך מעקב. שורת ניווט מהירה מאפשרת לעבור לכרטיס העסק, לכרטיס הקונה, להתאמה הקודמת/הבאה של אותו עסק, או לכל ההתאמות של העסק/הקונה — בלי לחזור למסך הראשי.

בתוך התיק ניתן לתעד ולערוך: מצב הסכם הסודיות, מה נמסר ומתי, תגובת הקונה, שיחות והודעות, מסמכים שנשלחו, פגישות שנקבעו/התקיימו (כולל משתתפים וסיכום), הצעות ומשא ומתן, סיבת עצירה או פסילה, הפעולה הבאה, הערות פנימיות וקבצים מצורפים. לכל התאמה יש ציר זמן כרונולוגי משלה שלא נדרס — כל עדכון נשמר כשורה חדשה בהיסטוריה.

16 סטטוסים אחידים

לכל ההתאמות יש היום מילון סטטוסים אחיד: התאמה חדשה, ממתין לחתימת סודיות, נחתמה סודיות, מידע ראשוני נשלח, תקציר נשלח, חומרים מלאים נשלחו, ממתין לתגובה, הקונה מעוניין, הקונה לא מעוניין, נקבעה פגישה, התקיימה פגישה, בבדיקת נתונים, במשא ומתן, הוקפא, נסגר ללא עסקה, עסקה הושלמה. סטטוס ישן שלא ניתן היה למפות באופן חד-משמעי מסומן "נדרש עדכון" — יש לפתוח את ההתאמה ולבחור סטטוס עדכני מהרשימה.

קישוריות מהכרטיסים

בתוך כרטיס עסק (בעריכה) יש אזור "🤝 קונים פוטנציאליים והתאמות" עם ספירות חיות, כפתור הוספת קונה, טבלה מלאה עם חיפוש, ואזור "📋 דוחות פעילות". בתוך כרטיס קונה (מסוג קונה בלבד) יש אזור סימטרי "🏢 עסקים שהוצעו לקונה". לחיצה על שורה בכל אחד מהאזורים האלה פותחת ישירות את תיק ההתאמה.

📊 דוחות

• הפק דוח פעילות לעסק (בתפריט הפעולות של העסק) — דוח PDF מיידי לשימוש פנימי: טווח תאריכים, הצגת שמות קונים מלאה או מוגנת (קונה A/B/C), כולל/לא כולל הערות פנימיות. תמיד בלי טלפון או אימייל של קונים.
• 📊 הפק דוח ללקוח (בעץ ההתאמות ובכרטיס העסק) — מודול דוחות מלא ומקצועי המיועד למסירה בפועל לבעל העסק. תהליך העבודה: קובעים טווח תאריכים והגדרות תצוגה ← "בנה טיוטה" מהנתונים האמיתיים ← עורכים הכול בחופשיות (כותרת, פתיח אישי וחם לבעל העסק, ניסוח תגובת כל קונה, הסרה או שינוי סדר של קונים, הסרת פעולות בודדות, תקציר מנהלים, ציר זמן ויזואלי, סיכום מקצועי והמלצות) ← חובה לעבור "תצוגה מקדימה" לפני שניתן להפיק PDF ← "הפק PDF" יוצר קובץ ממותג BSD (לוגו, צבעי החברה, כותרת ותחתית רשמיות) שיורד מיד למכשיר ונשמר גם באזור "דוחות פעילות" של העסק. עריכת טיוטה לעולם לא משנה את הנתונים המקוריים בתיקי ההתאמה. כל הפקה יוצרת גרסה חדשה — אף גרסה לא נדרסת, וניתן לפתוח "גרסה חדשה" מתוך דוח סופי קיים כדי לערוך בלי לפגוע במקור.
• 📊 הפק דוח עסקים לקונה (בכרטיס הקונה) — דוח הפוך, מנקודת המבט של הקונה: אילו עסקים הוצגו לו ומה מצב כל תהליך. לעולם לא כולל הערות פנימיות או מידע ששייך לקונים אחרים.

🗄️ ארכיון התאמות ישן

המסך הישן לניהול התאמות (לפני השדרוג) נשמר כארכיון לקריאה בלבד, זמין לאדמין בלבד מתפריט הניווט. אין אפשרות ליצור, לערוך או למחוק דרכו — כל עדכון חייב לעבור דרך מרכז ההתאמות הפעיל. שום נתון ישן לא נמחק; הארכיון קיים רק כגיבוי להשוואה.

הרשאות

אדמין רואה את כל ההתאמות והדוחות. סוכן רואה רק את ההתאמות שהוא מורשה אליהן לפי אותם כללי הרשאה שחלים על העסקים והקונים עצמם — לא ניתן להגיע להתאמה של סוכן אחר דרך חיפוש, כתובת ישירה או מזהה רשומה.

הצעות התאמה חכמות (AI Match)

כפתור 🧠 קבל הצעות התאמה חכמות בלוח הבקרה מפעיל מנוע שסורק את כל הקונים והעסקים הפעילים — כולל טקסט חופשי, מיקום, תחום, ותאימות תקציב — ומציע התאמות עם אחוז ביטחון וההיגיון מאחורי כל הצעה.

איך זה עובד

1. לוחצים על 🧠 קבל הצעות התאמה חכמות בלוח הבקרה.
2. המערכת מציגה את כל הזוגות האפשריים של קונה-עסק, כל אחד עם אחוז התאמה, צבע לפי דרגת ההתאמה (ראו מקרא הצבעים בסעיף התאמות), והסבר קצר — כולל תמיד ציון העיר של כל צד, גם אם הערים לא תואמות.
3. ההתאמה בין תחומים מבוססת על קטגוריות רחבות (למשל מזון/מסעדנות, ייצור/תעשייה) ולא רק מילה מדויקת, ומתחשבת בפער של 20%-30% בין תקציב הקונה למחיר המבוקש. כשהמחיר גבוה מהתקציב, המערכת עשויה להציע גם אפשרות מימון.
4. יש אפשרות לשלוח את סיכום ההמלצות גם באימייל, בנפרד מהצפייה על המסך — כלומר הלחיצה הראשונית רק מציגה, ולא שולחת מייל אוטומטית.

הקלטות ותמלולים

המערכת יודעת להקליט שיחה או פגישה, לתמלל אותה אוטומטית באמצעות AI, ולהפיק ממנה סיכום, משימות והצעת עדכון סטטוס — הכול בלי להקליד ידנית.

איפה אפשר להקליט

• בתוך התאמה (מסך "התאמות") — כפתור "🎙️ הקלט פגישה" בפעולות המהירות של ההתאמה. ההקלטה משויכת גם לעסק וגם לקונה של אותה התאמה.
• בכרטיס עסק (מסך "עסקים למכירה") — כפתור "🔴 הקלט שיחה/פגישה" תחת "🎙️ הקלטות ותמלולים" בעריכת העסק. מתאים לשיחה עם בעל העסק שאינה קשורה להתאמה ספציפית.
• בכרטיס קונה (מסך "קונים ומשקיעים") — אותו כפתור, לשיחה עם קונה שאינה קשורה להתאמה ספציפית.
• הקלטה כללית — תחת "🛠️ כלים > 🎙️ הקלטות", לכל הקלטה שלא קשורה לעסק, לקונה או להתאמה מסוימים (למשל שיחה פנימית או רעיון שרוצים לתעד).

איך זה עובד

1. לוחצים על כפתור ההקלטה הרלוונטי ואז על "🔴 התחל הקלטה". הדפדפן יבקש הרשאת גישה למיקרופון.
2. מסיימים ולוחצים על עצירה — ההקלטה מועלית באופן זמני למערכת ועוברת תמלול ואז ניתוח AI.
3. נפתח מסך אישור: עבור הקלטה בתוך התאמה מוצג התמלול המלא, סיכום עיקרי הדברים, החלטות, שאלות פתוחות, מסמכים שהתבקשו, פעולה הבאה מוצעת וסטטוס מוצע — הכול ניתן לעריכה חופשית לפני שמירה. במשימות שזוהו אפשר לסמן אילו לאשר ולשנות אחראי/תאריך יעד לכל אחת.
4. עבור הקלטה בכרטיס עסק/קונה או הקלטה כללית מוצג מסך פשוט יותר: כותרת (מוצעת אוטומטית מהתוכן, ניתנת לעריכה), תמלול וסיכום.
5. לוחצים "אשר ושמור" — הפעולה שומרת את הסיכום, יוצרת את המשימות שאושרו, ובהתאמה גם מעדכנת אוטומטית וברקע את הסטטוס ואת "פעולה הבאה" של ההתאמה לפי מה שה-AI זיהה מהשיחה.

צפייה, הורדה ושליחה

לכל הקלטה שנשמרה אפשר: 👁️ לצפות בסיכום כ-PDF ישירות בדפדפן, 📄 להוריד את ה-PDF, ו-✉️ לשלוח אותו במייל. שם הקובץ נקבע אוטומטית: בהתאמות לפי קונה-עסק-תאריך, בכרטיס עסק/קונה לפי שם-תאריך, ובהקלטה כללית לפי הכותרת שה-AI הציע ותאריך.

הרשאת הקלטה

מנהל המערכת יכול לקבוע לכל משתמש בנפרד (במסך "משתמשים") האם מותר לו להקליט. כשההרשאה כבויה — המשתמש עדיין יכול לצפות, להוריד ולשלוח הקלטות קיימות, אך כפתורי ההקלטה עצמם מוסתרים וחסומים עבורו בכל המערכת.

מי רואה מה

משתמש רגיל רואה במסך "🛠️ כלים > 🎙️ הקלטות" רק את ההקלטות הכלליות שהוא עצמו יצר. Admin ומנהל רואים בנוסף טאב "🗂️ הקלטות משתמשים" שמציג את כל ההקלטות במערכת מכל הסוגים (כלליות, עסקים, קונים, התאמות), עם שם היוצר של כל הקלטה, סינון לפי משתמש, ומיון לפי תאריך (עולה/יורד).

סקר עסק / קונה

כפתור 🔍 סקר בלוח הבקרה פותח כלי מחקר: בוחרים אם לבצע סקר על עסק או על קונה/משקיע, ואז בוחרים אותו מרשימת המערכת או מקלידים את השם/הטלפון ידנית.

סקר על עסק

המערכת מחפשת ברשת כל מידע רלוונטי על העסק שלא כבר קיים בכרטיס שלו במערכת — כולל ביקורות גולשים, אתר האינטרנט של העסק, ומידע כללי — ומפיקה דוח מחקר שוק מלא, בעיצוב הרשמי של BSD.

סקר על קונה/משקיע

המערכת מחפשת לפי שם או טלפון רקע על הקונה, עסקים הרשומים על שמו, וכל מידע נוסף שניתן למצוא ברשת.

קבלת התוצאות

תוצאות הסקר מוצגות תחילה על המסך; יש אפשרות נפרדת לשלוח את הדוח באימייל.

משימות

מסך "משימות" מרכז כל מטלה שדורשת טיפול — שיחת מעקב, שליחת הסכם, קביעת פגישה — עם קישור לעסק/קונה הרלוונטי, תאריך יעד, עדיפות ואחראי.

לחיצה על סימן ה-✅ מסמנת משימה כהושלמה, וזה גם מה שמעדכן את מד "אחוז משימות שהושלמו" בלוח הבקרה.

יצירה ועריכה של משימה

בלחיצה על "+ משימה חדשה" (או על שורה קיימת כדי לערוך) נפתח טופס עם השדות הבאים:

• כותרת — שם המשימה, שדה חובה.
• תוכן המשימה — פירוט חופשי, לא חובה.
• תאריך יעד — התאריך שבו יש לבצע את המשימה.
• שעת יעד — לא חובה. קביעת שעה מאפשרת תזכורת מדויקת (ראו "התראות" למטה).
• עדיפות — רגילה / דחופה וכו', קובעת את הצבע וההבלטה של השורה ברשימה.
• אחראי — מי מהצוות אמון על ביצוע המשימה. זה גם קובע למי תישלח ההתראה (ראו למטה).

לחיצה על שורה בטבלה פותחת את הטופס לעריכה; כפתור ה-🗑️ מוחק את המשימה, וסימן ה-👁️ מסמן אותה כ"נקראה"/"לא נקראה".

🔔 התראות Push על משימות

המערכת יכולה לשלוח התראה שקופצת על המסך (Windows / Android / iPhone) גם כשה-BSD CRM סגור לגמרי — לא רק כשהאתר פתוח.

איך מפעילים

1. בכל מסך פנימי, למעלה בכותרת, יש כפתור 🔕 הפעל התראות.
2. לחיצה עליו תבקש מהדפדפן הרשאה להתראות — יש לאשר (Allow).
3. הכפתור יהפוך ל-🔔 התראות פעילות — סימן שהמכשיר/הדפדפן הזה רשום לקבל התראות.
4. ההפעלה היא פר-מכשיר ופר-דפדפן: אם עובדים גם ממחשב וגם מהנייד, יש להפעיל בנפרד בכל אחד.

מתי בדיוק נשלחת התראה

• יש תאריך ושעת יעד — התראה תישלח 10 דקות לפני מועד היעד.
• יש רק תאריך (בלי שעה) — התראה תישלח באותו יום ב-8:30 בבוקר, ורק אם התאריך חל בימים א'–ה'.
• אין תאריך יעד בכלל — לא נשלחת שום התראה על המשימה.

ההתראה נשלחת ל"אחראי" שנקבע על המשימה (ואם לא נקבע אחראי — למי שיצר את המשימה). לחיצה על ההתראה עצמה פותחת/מקפיצה ישר את מסך המשימות.

כשה-BSD CRM פתוח בטאב ברגע שההתראה מגיעה, מתנגן צליל מיוחד (לא צליל ברירת המחדל של המערכת). כשהאתר סגור לגמרי, מתנגן צליל ברירת המחדל הרגיל — זו מגבלה של תקן ההתראות בדפדפנים ולא ניתנת לעקיפה.

משתמשים והרשאות

מסך "משתמשים" (זמין למנהלים בלבד) מנהל את כלל הצוות במערכת: הוספת משתמש חדש, קביעת תפקיד, חסימה/הפעלה, מחיקה, ומעקב אחר פעילות.

תפקידים במערכת

לכל משתמש (חוץ מ-Admin) ניתן להעניק בנפרד הרשאה לכפתורי "סקר" ו-"הצעות התאמה חכמות" בלוח הבקרה שלו — כברירת מחדל הכפתורים מוסתרים לתפקידי סוכן וסוכן מורשה. באותו טופס אפשר גם לכבות עבור משתמש ספציפי את ההרשאה "אפשר הקלטה" — כשהיא כבויה, המשתמש עדיין רואה ומוריד הקלטות קיימות, אבל כל כפתורי ההקלטה (בעסקים, בקונים, בהתאמות ובכלים) מוסתרים וחסומים עבורו. באותו מקום גם ניתן להעניק/לשלול הרשאת "צפייה בעסקים אנונימיים" ו"שליחת מצגות אנונימיות" (ר' "עסקים למכירה" למעלה).

הוספת משתמש חדש

1. לחצו על הכפתור להוספת משתמש חדש במסך "משתמשים".
2. מלאו שם מלא, אימייל, טלפון, עיר ותפקיד.
3. המערכת קובעת למשתמש סיסמה זמנית; המשתמש יכול להחליף אותה בעצמו לאחר הכניסה הראשונה דרך כפתור 🔑 שנה סיסמה.

יומן פעילות

בתחתית מסך המשתמשים (זמין ל-Admin ומנהל) מוצג יומן פעילות מלא של כל הצוות — מי עשה מה ומתי, עם סינון לפי טווח תאריכים ולפי משתמש, וברירת מחדל להצגת 3 הימים האחרונים.

הערות ותקשורת בין הצוות

לכל רשומה (עסק או קונה) יש כפתור 📝 הערות הפועל כמו שרשור צ׳אט קטן, גלוי לכל הצוות. סימון כחול בהיר על הכפתור מציין שיש הערות שכולם קראו; סימון כחול כהה מציין שיש הערה חדשה שטרם נקראה. פתיחת ההערות מסמנת אותן כנקראו.

הודעות בין משתמשים

בנוסף להערות שמופיעות על כרטיס עסק/קונה ספציפי, קיים מסך "הודעות" נפרד — צ'אט אישי ישיר בין שני אנשי צוות, לא קשור לרשומה מסוימת. השיחות מוצגות כרשימת שיחות, כל אחת עם איש הצוות השני וסימון של הודעות שטרם נקראו.

הודעה שנשלחת אליכם ולא נקראה עדיין מופיעה כ\"לא נקראה\" עד שנכנסים לשיחה ופותחים אותה בפועל.

דוחות אוטומטיים

המערכת שולחת באופן אוטומטי מספר דוחות במייל, כדי לשמור על מעקב שוטף גם בלי להיכנס למערכת:

ניתן לערוך את התזמון ואת תוכן כל אחד מהדוחות מאזור הדוחות במערכת.

טיפים כלליים ופתרון בעיות

• חיוג ישיר: כל מספר טלפון במערכת (בעלי עסקים, קונים ומשקיעים) הוא ניתן ללחיצה — לחיצה עליו פותחת חיוג ישיר מהטלפון הנייד.
• שימוש בנייד: המערכת נבדקה ועובדת גם ב-Android וגם ב-iPhone.
• לחיצה על כרטיס שלם: אפשר ללחוץ על כל מקום בשורת עסק/קונה כדי לפתוח את הכרטיס המלא — לא רק על סמל העריכה (✏️).
• הודעות שגיאה: הודעות שגיאה מופיעות באדום ונשארות על המסך 8 שניות עם כפתור סגירה ידני, כדי לוודא שלא מפספסים אותן.